Po śmierci bliskiej osoby wiele spraw – od zasiłku pogrzebowego po bank i spadek – wymaga przedstawienia odpisu aktu zgonu. Wyjaśniamy, czym jest akt zgonu, jak powstaje, kto może otrzymać jego odpis i ile to kosztuje.
Karta zgonu a akt zgonu – czym się różnią?
Te dwa dokumenty często się myli. Kartę zgonu wystawia lekarz, który stwierdził zgon. To na jej podstawie urząd stanu cywilnego sporządza akt zgonu – urzędowy zapis w rejestrze stanu cywilnego. Na co dzień nie posługujemy się samym aktem, lecz jego odpisami, które wydaje urząd.
O tym, co zrobić w pierwszych godzinach i kto wystawia kartę zgonu, piszemy w artykule Śmierć bliskiej osoby w domu – co zrobić w pierwszych godzinach?.
Jak powstaje akt zgonu?
Zgon trzeba zgłosić w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca zgonu w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu, a gdy przyczyną śmierci była choroba zakaźna – w ciągu 24 godzin. Zgłoszenia dokonuje małżonek, inny członek rodziny albo pełnomocnik. Do urzędu zabiera się kartę zgonu, dowód osobisty zmarłego i własny dokument tożsamości.
Zgłoszenie zgonu jest bezpłatne. Po rejestracji urząd wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu. Jeśli w imieniu rodziny działa pełnomocnik, za dokument pełnomocnictwa pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 17 zł.
Odpis skrócony czy zupełny?
Odpis skrócony zawiera podstawowe dane o zmarłym oraz dacie i miejscu zgonu. Wystarcza w większości spraw – przy wniosku o zasiłek pogrzebowy, w banku, u pracodawcy czy przy zamykaniu umów. Odpis zupełny odzwierciedla całą treść aktu wraz z późniejszymi wzmiankami i bywa wymagany np. w niektórych postępowaniach sądowych lub za granicą. Jeśli nie wiesz, którego potrzebujesz, zapytaj instytucję, która prosi o dokument.
Kto może otrzymać odpis aktu zgonu?
Odpis wydaje się najbliższej rodzinie zmarłego: małżonkowi, dzieciom i wnukom, rodzicom i dziadkom, a także rodzeństwu. Otrzymać go może również osoba, która wykaże interes prawny – na przykład w sprawie spadkowej – oraz sąd, prokurator i instytucje, które uzasadnią swoją potrzebę. W imieniu uprawnionej osoby może wystąpić pełnomocnik.
Ile kosztuje odpis i ile trzeba czekać?
Opłata skarbowa wynosi 22 zł za odpis skrócony i 33 zł za odpis zupełny. Pierwszy odpis skrócony wydawany po rejestracji zgonu jest bezpłatny. Kolejne odpisy urząd wydaje zwykle w ciągu kilku dni roboczych – przepisy przewidują na to do 7 dni, a gdy akt nie został jeszcze przeniesiony do rejestru elektronicznego, do 10 dni.
Wniosek o odpis przez internet
Odpis aktu zgonu można zamówić także online, logując się profilem zaufanym i podpisując wniosek podpisem zaufanym lub kwalifikowanym. Jeśli akt znajduje się w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego, odpis może trafić w formie elektronicznej na skrzynkę ePUAP. Trzeba jednak pamiętać, że wydruk takiego elektronicznego dokumentu nie ma mocy urzędowego odpisu – jeśli instytucja wymaga papieru, lepiej zamówić odpis papierowy do odbioru w urzędzie.
Ile odpisów warto zamówić?
To zależy od liczby spraw do załatwienia. Odpisy są potrzebne m.in. do wniosku o zasiłek pogrzebowy, w bankach, u operatorów telefonii i dostawców mediów, w zakładzie pracy czy przy sprawie spadkowej. Część instytucji przyjmuje kopię po okazaniu oryginału, inne zatrzymują odpis. Warto więc przed wizytą w urzędzie spisać listę spraw i zapytać instytucje, czego wymagają.
Jak wykorzystać odpis przy wniosku do ZUS lub KRUS, opisujemy w artykule Zasiłek pogrzebowy 2026 – ile wynosi i jak go otrzymać?. Pełną listę formalności po śmierci bliskiej osoby znajdziesz w poradniku Jak zorganizować pogrzeb krok po kroku.
Pomoc w formalnościach
Pomagamy rodzinom w formalnościach związanych ze zgłoszeniem zgonu i organizacją pogrzebu. Dom Pogrzebowy Glorian działa w Wołowie przy ul. Panieńskiej 1 i pomaga rodzinom także w Brzegu Dolnym i Ścinawie. Jesteśmy pod numerami 71 389 13 13 i 519 058 119, a pozostałe dane znajdziesz w zakładce Kontakt.